Giấy phép lao động sắp hết hạn, doanh nghiệp phải làm gì?

Trong quá trình sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam, một trong những vấn đề doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý là thời hạn của giấy phép lao động. Nếu giấy phép sắp hết hạn nhưng doanh nghiệp vẫn có nhu cầu tiếp tục sử dụng người lao động nước ngoài, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện thủ tục gia hạn giấy phép lao động đúng thời hạn.

Hiện nay, vấn đề này được điều chỉnh bởi Nghị định 219/2025/NĐ-CP ngày 07/8/2025 của Chính phủ, có hiệu lực từ ngày 07/8/2025 và quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.

1. Giấy phép lao động sắp hết hạn, doanh nghiệp không nên chờ đến ngày hết hạn

Theo Điều 28 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước khi giấy phép lao động hết hạn, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động.

Đây là khoảng thời gian doanh nghiệp cần đặc biệt ghi nhớ.

Ví dụ: Nếu giấy phép lao động của người nước ngoài hết hạn vào ngày 30/10, doanh nghiệp cần chủ động chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục trong khoảng thời gian phù hợp, bảo đảm không rơi vào tình trạng sát ngày hết hạn mới xử lý.

Hồ sơ có thể được nộp trực tiếp, thông qua dịch vụ bưu chính công ích, thuê dịch vụ của doanh nghiệp/cá nhân hoặc thực hiện thông qua ủy quyền tại Trung tâm Phục vụ hành chính công nơi người lao động nước ngoài đang làm việc.

2. Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động gồm những gì?

Theo Điều 27 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gia hạn, trong đó có những giấy tờ quan trọng như:

Thứ nhất, văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị gia hạn giấy phép lao động theo Mẫu số 03 ban hành kèm theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Thứ hai, giấy khám sức khỏe do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có đủ điều kiện cấp. Trường hợp giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế nước ngoài cấp thì cần đáp ứng các điều kiện theo quy định, trong đó có yêu cầu về điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau và thời hạn sử dụng.

Thứ ba, 02 ảnh màu theo quy định.

Thứ tư, giấy phép lao động còn thời hạn đã được cấp.

Thứ năm, hộ chiếu còn thời hạn.

Thứ sáu, giấy tờ chứng minh hình thức làm việc của người lao động nước ngoài.

Tùy từng trường hợp cụ thể, loại hình công việc, hình thức làm việc và hồ sơ của người lao động mà cơ quan có thẩm quyền có thể yêu cầu doanh nghiệp hoàn thiện, bổ sung giấy tờ liên quan.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên sử dụng một bộ hồ sơ giống nhau cho mọi trường hợp mà cần kiểm tra cụ thể từng người lao động.

3. Cơ quan nào giải quyết thủ tục?

Theo quy định mới, doanh nghiệp thực hiện việc nộp hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài đang làm việc. Sau đó, hồ sơ được chuyển đến cơ quan có thẩm quyền để xem xét giải quyết theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông và Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Điểm này doanh nghiệp cần lưu ý bởi quy trình hiện hành đã có sự thay đổi so với các quy định trước đây về nơi tiếp nhận hồ sơ.

4. Bao lâu thì được gia hạn?

Theo khoản 3 Điều 28 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị gia hạn, cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu và thực hiện gia hạn giấy phép lao động.

Nếu không chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài hoặc không gia hạn giấy phép lao động, cơ quan có thẩm quyền phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.

Do đó, doanh nghiệp cần tránh tâm lý “còn vài ngày mới hết hạn thì làm cũng được”. Việc chuẩn bị hồ sơ sớm giúp doanh nghiệp có thời gian xử lý nếu hồ sơ thiếu, sai thông tin hoặc cần bổ sung tài liệu.

5. Giấy phép lao động được gia hạn tối đa bao lâu?

Một điểm rất đáng chú ý của quy định hiện hành là giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần với thời hạn tối đa 02 năm.

Theo Điều 29 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thời hạn gia hạn được xác định theo thời hạn của một trong các trường hợp quy định tại Điều 21 của Nghị định nhưng không quá 02 năm.

Điều này có ý nghĩa quan trọng đối với kế hoạch nhân sự dài hạn của doanh nghiệp.

Nếu người lao động đã sử dụng hết một lần gia hạn mà doanh nghiệp tiếp tục có nhu cầu sử dụng, doanh nghiệp cần xem xét thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động mới nếu đủ điều kiện, thay vì mặc nhiên tiếp tục thực hiện thủ tục gia hạn.

6. Sau khi gia hạn có phải ký lại hợp đồng lao động không?

Đối với người lao động nước ngoài thuộc trường hợp thực hiện hợp đồng lao động, sau khi được gia hạn giấy phép lao động, người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài phải ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản theo quy định của pháp luật lao động Việt Nam trước ngày dự kiến tiếp tục làm việc.

Khi được yêu cầu, doanh nghiệp phải gửi bản sao hợp đồng lao động đã ký kết tới cơ quan có thẩm quyền đã gia hạn giấy phép lao động.

Vì vậy, thủ tục gia hạn giấy phép lao động không nên được xem là một thủ tục hành chính độc lập. Bộ phận nhân sự cần phối hợp với bộ phận pháp chế và người lao động để bảo đảm toàn bộ hồ sơ lao động được thống nhất.

7. Điều gì xảy ra nếu giấy phép đã hết hạn nhưng người nước ngoài vẫn tiếp tục làm việc?

Đây là tình huống doanh nghiệp cần đặc biệt tránh.

Giấy phép lao động là căn cứ pháp lý quan trọng để người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam trong những trường hợp thuộc diện phải có giấy phép. Do đó, khi giấy phép đã hết hạn mà doanh nghiệp vẫn để người lao động tiếp tục làm việc khi chưa có giấy phép hợp lệ hoặc thuộc trường hợp phải thực hiện thủ tục mới, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro pháp lý và xử phạt.

Ngoài vấn đề xử phạt, việc giấy phép hết hạn còn có thể ảnh hưởng đến quá trình quản lý hồ sơ lao động, cư trú và các thủ tục liên quan của người nước ngoài.

Vì vậy, nguyên tắc an toàn là: kiểm tra thời hạn – chuẩn bị hồ sơ – nộp đúng khoảng thời gian – theo dõi kết quả – hoàn tất hồ sơ lao động sau khi được gia hạn.

8. Doanh nghiệp nên lập quy trình quản lý giấy phép lao động như thế nào?

Để tránh bỏ sót thời hạn, doanh nghiệp nên lập danh sách quản lý riêng đối với toàn bộ lao động nước ngoài, trong đó có:

• Họ tên và quốc tịch người lao động;
• Số hộ chiếu;
• Chức danh, vị trí công việc;
• Hình thức làm việc;
• Ngày cấp và ngày hết hạn giấy phép lao động;
• Thời điểm bắt đầu chuẩn bị hồ sơ gia hạn;
• Tình trạng hồ sơ;
• Ngày nộp hồ sơ;
• Ngày nhận kết quả;
• Thời hạn giấy phép mới.

Đặc biệt, doanh nghiệp nên thiết lập cảnh báo trước thời hạn để bộ phận nhân sự không bị động khi có nhiều giấy phép cùng hết hạn trong một khoảng thời gian.

9. Những lỗi doanh nghiệp thường gặp

Một số lỗi thường xảy ra trong thực tế gồm:

Một là, để giấy phép gần hết hạn mới chuẩn bị hồ sơ. Điều này khiến doanh nghiệp không còn nhiều thời gian xử lý khi hồ sơ có vấn đề.

Hai là, sử dụng hồ sơ cũ mà không kiểm tra lại. Hộ chiếu, giấy khám sức khỏe, thông tin chức danh, địa điểm làm việc hoặc giấy tờ chứng minh hình thức làm việc có thể đã thay đổi.

Ba là, nhầm giữa gia hạn và cấp mới. Không phải mọi trường hợp người lao động tiếp tục làm việc đều đương nhiên được gia hạn.

Bốn là, không kiểm tra điều kiện của người lao động trước khi nộp hồ sơ. Doanh nghiệp cần rà soát vị trí công việc, tiêu chuẩn chuyên môn và các giấy tờ chứng minh tương ứng.

Năm là, bỏ qua việc ký kết hợp đồng lao động sau khi được gia hạn đối với các trường hợp thuộc diện phải ký hợp đồng lao động.

10. Doanh nghiệp nên làm gì ngay khi giấy phép sắp hết hạn?

Nếu giấy phép lao động của người nước ngoài đang sắp hết hạn, doanh nghiệp nên thực hiện ngay các bước:

Bước 1: Kiểm tra chính xác ngày hết hạn trên giấy phép.

Bước 2: Xác định doanh nghiệp có tiếp tục sử dụng người lao động hay không.

Bước 3: Kiểm tra người lao động có đáp ứng điều kiện để gia hạn hay cần thực hiện thủ tục cấp mới.

Bước 4: Rà soát hộ chiếu, giấy khám sức khỏe, giấy phép lao động và các giấy tờ chứng minh hình thức làm việc.

Bước 5: Chuẩn bị hồ sơ theo Mẫu số 03 và các tài liệu theo quy định.

Bước 6: Nộp hồ sơ trong thời hạn từ ít nhất 10 ngày đến không quá 45 ngày trước ngày giấy phép hết hạn.

Bước 7: Theo dõi quá trình giải quyết và kịp thời bổ sung nếu có yêu cầu.

Bước 8: Sau khi được gia hạn, hoàn thiện các thủ tục lao động liên quan để người nước ngoài tiếp tục làm việc hợp pháp.

KẾT LUẬN

Quản lý giấy phép lao động của người nước ngoài không chỉ là công việc hành chính mà còn liên quan trực tiếp đến việc tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp. Với quy định mới tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp cần đặc biệt ghi nhớ mốc 10–45 ngày trước khi giấy phép hết hạn để chủ động thực hiện thủ tục gia hạn.

Nếu giấy phép đã hết hạn hoặc hồ sơ không đáp ứng điều kiện gia hạn, doanh nghiệp cần được rà soát cụ thể để xác định phương án phù hợp, tránh để người lao động tiếp tục làm việc khi chưa có căn cứ pháp lý hợp lệ.

CÔNG TY LUẬT DRAGON – LUÔN ĐỒNG HÀNH CÙNG QUÝ KHÁCH!

Trụ sở chính: Phòng 08 tầng 09, tòa nhà VINACONEX DIAMOND TOWER, số 459C Bạch Mai, phường Bạch Mai, thành phố Hà Nội.

Văn phòng tại Long Biên: Số 22 ngõ 29 Phố Trạm, phường Long Biên, thành phố Hà Nội.

Chi nhánh Hải Phòng: Phòng 5.5 Tòa nhà Khánh Hội, lô 2/3c đường Lê Hồng Phong, phường Ngô Quyền, thành phố Hải Phòng.

Tổng đài tư vấn: 1900.599.979
Hotline: 0983.019.109 – Luật sư Nguyễn Minh Long, Giám đốc
Email: dragonlawfirm@gmail.com
Website: www.luatsubaochua.vn | www.congtyluatdragon.com

Lưu ý: Nội dung trên mang tính chất thông tin pháp lý chung. Hồ sơ và điều kiện gia hạn cụ thể có thể khác nhau tùy vị trí, hình thức làm việc và tình trạng giấy tờ của từng người lao động nước ngoài.