5 nhóm hồ sơ tuyệt đối không thể thiếu khi THANH TRA LAO ĐỘNG 2026

5 NHÓM HỒ SƠ DOANH NGHIỆP BẮT BUỘC PHẢI CÓ KHI THANH TRA LAO ĐỘNG 2026

Chỉ cần thiếu 1 trong các nhóm hồ sơ dưới đây, doanh nghiệp có thể bị:
❌ Phạt hành chính
❌ Truy thu BHXH – thuế
❌ Bị đánh giá không tuân thủ pháp luật lao động
❌ Ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp

Đừng để đến lúc đoàn thanh tra xuống mới “cuống cuồng” tìm giấy tờ!

1. HỒ SƠ LAO ĐỘNG

Đây là nhóm hồ sơ được kiểm tra đầu tiên.

Bao gồm:
✔️ Hợp đồng lao động,
✔️ Phụ lục hợp đồng,
✔️ Nội quy lao động,
✔️ Thỏa ước lao động tập thể ,(nếu có)
✔️ Quyết định tuyển dụng – bổ nhiệm – nghỉ việc
✔️ Hồ sơ lao động của nhân viên

⚠️ Nhiều doanh nghiệp hiện vẫn dùng hợp đồng sai mẫu hoặc thiếu chữ ký điện tử hợp lệ.

2. HỒ SƠ TIỀN LƯƠNG – CHẤM CÔNG

Thanh tra thường soi rất kỹ phần này để đối chiếu BHXH và thuế.

Bao gồm:
✔️ Bảng chấm công
✔️ Bảng lương
✔️ Phiếu lương
✔️ Quy chế lương thưởng
✔️ Hồ sơ tăng ca – làm thêm giờ
✔️ Hồ sơ chuyển khoản lương

⚠️ Nếu trả lương tiền mặt không đầy đủ chứng từ rất dễ bị truy thu.

3. HỒ SƠ BHXH – BHYT – BHTN

Nhóm hồ sơ có nguy cơ bị xử phạt cao nhất.

Bao gồm:
✔️ Danh sách tham gia BHXH
✔️ Hồ sơ báo tăng – báo giảm
✔️ Hồ sơ thai sản – ốm đau
✔️ Biên lai đóng BHXH
✔️ Đối chiếu dữ liệu BHXH định kỳ

⚠️ Doanh nghiệp đóng sai mức lương thực tế có thể bị truy thu nhiều năm.

4. HỒ SƠ AN TOÀN LAO ĐỘNG – PCCC

Đặc biệt quan trọng với nhà xưởng, kho, sản xuất, nhà hàng, khách sạn.

Bao gồm:
✔️ Hồ sơ huấn luyện an toàn lao động
✔️ Biên bản kiểm tra thiết bị
✔️ Hồ sơ cấp phát bảo hộ lao động
✔️ Hồ sơ PCCC
✔️ Nhật ký kiểm tra an toàn định kỳ

⚠️ Thiếu biên bản huấn luyện ATLĐ là lỗi rất nhiều doanh nghiệp mắc phải.

5. HỒ SƠ THUẾ TNCN & PHÁP LÝ DOANH NGHIỆP

Thanh tra lao động thường đối chiếu chéo với cơ quan thuế.

Bao gồm:
✔️ MST cá nhân người lao động
✔️ Hồ sơ quyết toán thuế TNCN
✔️ Giấy phép kinh doanh
✔️ Đăng ký nội quy lao động
✔️ Hồ sơ công đoàn (nếu có)

⚠️ Sai lệch giữa lương BHXH – lương thuế – lương thực trả là điểm dễ bị kiểm tra nhất năm 2026.

LỜI KHUYÊN CHO DOANH NGHIỆP 2026
✅ Rà soát hồ sơ định kỳ mỗi quý
✅ Số hóa toàn bộ hồ sơ nhân sự
✅ Chuẩn hóa hợp đồng và quy chế nội bộ
✅ Đối chiếu BHXH – lương – thuế thường xuyên
✅ Chủ động kiểm tra trước khi bị thanh tra

“Thanh tra không đáng sợ… đáng sợ là hồ sơ thiếu khi đoàn đã tới!”